Хранить документацию вне офисного пространства – это, безусловно, удобно. Особенно в том случае, если документооборот компании внушителен, а площадь рабочих помещений не предполагает создания удобных и просторных архивных комплексов. Стоит отметить, что на путь внеофисного содержания бумаг крупные предприятия, а также компании, деятельность которых предполагает скопление внушительного количества документов, сегодня вступают все чаще.

Специализированные архивные фирмы разнообразны и многочисленны. С одной стороны, это позволяет выбрать исключительно надежного и безупречно профессионального партнера. С другой – значительно усложняет выбор. Не ошибиться – важно. Ведь цена даже малейшей оплошности в этом деле, как правило, велика.

Начать поиски специализированной организации лучше всего со сбора информации обо всех, кажущихся надежными, компаниях. Хорошо, если у фирмы есть свой сайт или рекомендации в адрес предприятия могут дать знакомые, партнеры или коллеги.

Кроме того, следует ознакомиться со списком предоставляемых услуг. Архивные компании, помимо хранения документов на специально оборудованных складах и комплексах, готовы оказать и множество сопутствующих услуг. Одной из подобных, к примеру, является создание электронного архива.

Оцифровка документов позволяет решить сразу несколько задач. Во-первых, таким образом обеспечивается сохранность информации. Известно, что со временем бумажные носители приходят в негодность, соответственно, и сведения, на них содержащиеся, теряются.

Во-вторых, работать с электронной версией архива значительно удобнее. На поиски необходимого документа уходит совсем немного времени. При этом бумаги доступны каждому сотруднику и даже нескольким одновременно. Обрабатывать их можно, не сходя с рабочего места.

Также в сферу деятельности архивных организаций может входить утилизация и сканирование документов, управление документооборотом и архивная опись, курьерская доставка и проведение инвентаризации.

При выборе архивной компании следует уделить внимание и предлагаемым ею схемам сотрудничества с клиентами. Оптимальный вариант – взаимодействие по принципу единого окна. В этом случае всеми делами организации занимается один специалист. Он контролирует качество и сроки исполнения обязательств, может проконсультировать по любым вопросам, помочь разрешить проблему или спорную ситуацию.

Обязательным условием эффективного взаимодействие является предоставляемая поставщиком программа учета. Обычно она дается в распоряжение бесплатно на весь срок, предусмотренный договором.

Не стоит упускать из вида и стоимость оказываемых услуг. Безусловно, любой успешный руководитель стремится к разумной экономии. Тем не менее, в таком деле, как содержание корпоративной документации, во главу угла лучше ставить качество, а не экономию. Чересчур низкие цены должны не обрадовать, а насторожить, поскольку условия, предлагаемые надежными компаниями, приблизительно одинаковые.